O mundo está cada vez mais digital e a interação online tornou-se indispensável no nosso dia-a-dia. Existem inúmeras formas de partilhar informação e conteúdos e certamente pensas desde logo nas redes sociais como principais plataformas para comunicar online: partilha de fotos, música, vídeos, texto…marcar presença na internet é algo cada vez mais fácil e dinâmico. O limite, hoje em dia, é meramente a tua imaginação! Alguma vez pensaste em criar um webinar?

Será que enquanto empreendedora tens conhecimento aprofundado dos diversos formatos de conteúdos que podes utilizar para impulsionares as tuas estratégias e captares a atenção do teu público?

Um dos formatos de conteúdo cada vez mais utilizado atualmente é o webinar. Um webinar bem estruturado é uma ferramenta fundamental no lançamento de uma marca, pois irá potenciar o engagement e estabelecer uma relação entre ti e o teu público, permitindo também que contornes objeções e que alavanques as tuas vendas.

Hoje vou ajudar-te a planear o teu webinar para que o lançamento dos teus produtos seja um sucesso.

Webinar: o que é e como criar um bem-sucedido

O que é um webinar?

Um webinar é um seminário online em formato de vídeo, transmitido em direto ou através de conteúdos gravados, para um público-alvo específico. Trata-se de um evento interativo, pois é realizado através de streaming, o que permite que os participantes comuniquem entre si e coloquem questões ao orador.

“Este é um dos melhores formatos de conteúdo para angariares leads qualificados e para gerares conversões.”

Funcionalidade de um webinar

Este é um dos melhores formatos de conteúdo para angariares leads qualificados e para gerares conversões. Por esse motivo, deves abordar um tema relevante para o teu público-alvo, por forma a criares autoridade e a estimulares a interação dos participantes com os conteúdos que queres transmitir. Esta ação vai criar um relacionamento que se converterá em clientes fiéis.

Na verdade, as potencialidades desta ferramenta de comunicação são vastas e devem ser bem exploradas. Planear um webinar de sucesso pode ser mais fácil do que parece, motivo pelo qual é fundamental ter uma estratégia bem definida, que vá ao encontro do que queres transmitir à tua audiência e do que pretendes alcançar no teu negócio, a curto, médio e longo prazo.

Assiste a outros webinars

Como em qualquer etapa ou processo do teu negócio, primeiro que tudo é importante que recolhas ideias e procures inspiração. Assim vais ter a noção de como deves planear o teu webinar e de como estruturá-lo da melhor forma possível.

Se já assististe a outros webinars e até já tens alguns preferidos, revê-os e analisa a forma como o orador comunica, os conteúdos que apresenta e como os explora, bem como o tipo de interação que promove junto do seu público.

Se ainda não fizeste esta pesquisa, é uma boa hora para começar. Vale referir que, nesta fase, tomar nota de todas as ideias que te surjam vai ajudar-te a esquematizar o que realmente pretendes transmitir, garantindo que nada fica esquecido.

Acima de tudo, lembra-te que é essencial que adaptes as ideias recolhidas ao teu negócio, à tua personalidade e que sejas tu mesma!

Planeia o webinar

Objetivo

Agora que já te sentes inspirada, deves começar por definir o objetivo do webinar, o que te irá ajudar a estruturar as etapas seguintes.

Ainda que o principal objetivo seja trazer relevância à tua marca e torná-la uma autoridade no tema abordado, existem outros que podem ser relevantes para o teu negócio:

• Gerar leads e atrair novos clientes
• Estreitar a relação do teu público-alvo com a tua marca, fidelizando clientes
• Qualificar leads e fazer com que circulem por todo o funil de vendas
• Ajudar os clientes a terem sucesso

Tema

O tema que vais apresentar deve pertencer a uma área que domines. Escolher um tema de que gostes não é suficiente, pois deves transmitir que estás à vontade com os tópicos que vais expor e que sabes do que estás a falar, para que sejas percecionada como uma referência.

O que deves ter em consideração:

• Investe em pesquisa e prepara conteúdos apelativos e novidades para o teu público. Podes recorrer às redes sociais, músicas, filmes, sites, livros e tudo o que considerares que te vai elevar a outro patamar
• Identifica previamente o teu público e respetivas necessidades. Define as personas do teu negócio e pensa nos problemas e dúvidas que te costumam colocar, para que possas preparar uma apresentação estruturada e bem direcionada
• Recorre às redes sociais para perguntares aos teus seguidores quais os conteúdos que querem ver abordados e para analisares as suas informações (idade, género, localização, hábitos e interesses)

Além de definires o tema do webinar com base nestas informações, vais estabelecer um vínculo e uma relação de confiança, pois o público vai identificar-se com a mensagem que vais comunicar.

Considera também que o título do tema será a raiz da comunicação de divulgação do webinar, pelo que deve ser sucinto e atrativo. Recorre ao Google Analytics e pesquisa palavras-chave populares que atraiam participantes.

Tipo

Deves compreender os tipos de webinars que existem e respetivas dinâmicas, de modo a que possas selecionar o que melhor se adequa ao conteúdo que queres transmitir e ao teu público:

• Lançamento de produtos e serviços: dá uma aula sobre o teu produto ou serviço e reforça os benefícios que o mesmo oferece e os problemas que resolve
• Aula/Workshop: exibe uma apresentação de slides para explicares um determinado conteúdo
• Mentoria: escolhe um participante que partilhe uma necessidade específica e desenvolve uma mentoria em que dês conselhos, recomendações e resolvas o problema apresentado, através da partilha de conhecimentos especializados e de experiências de sucesso
• Entrevista/Painel: assume o papel de moderadora e convida um ou mais especialistas para falar sobre um tema relevante para o teu mercado e para o teu público. Estes formatos fomentam a troca de experiências e o envolvimento, além de que a reputação dos especialistas vai ser importante para obteres leads qualificados
• Reunião: reúne com vários grupos para debateres tópicos de interesse. Define previamente questões gerais sobre o tema que queres abordar e coloca-as ao longo do evento, de modo a estimulares o desenvolvimento do diálogo e a interação dos participantes

“O objetivo é estruturares um guia que te permita falar de cada tópico no momento certo do webinar.”

Roteiro, apresentação e estrutura

Cria um roteiro e recomenda que os restantes oradores também o façam, caso se aplique. Divide o tema em tópicos e coloca alguns nos slides da apresentação, bem como informações que sustentem o teu discurso e que façam com que o público compreenda melhor os conteúdos expostos: frases de autoridade, estudos, estatísticas, gráficos, curiosidades sobre o mercado, entre outros que consideres adequados.

Se o webinar for transmitido ao vivo é muito importante que treines a tua apresentação com antecedência, pelo que deves anotar os tópicos que vais abordar. Anota também os sub-tópicos, que vão contextualizar a tua apresentação a nível de treino, mas não vão aparecer nos slides. Lembra-te que textos longos tornam a apresentação enfadonha e pouco dinâmica.

O objetivo é estruturares um guia que te permita falar de cada tópico no momento certo do webinar. nunca deves ler durante o evento!

Fatores-chave que vão manter o interesse do teu público:

• Apelatividade da apresentação
• Qualidade e benefícios do conteúdo abordado
• A presença e postura enquanto oradora

Depois de criares os slides da apresentação, podes juntá-los ao roteiro e montar um storyboard, para teres a noção de como vai ficar o teu webinar. Assim podes também definir previamente o tempo da apresentação, de modo seja concisa e objetiva.

Estrutura de um webinar:

• Introdução (5 a 10 minutos): aguarda pela chegada dos participantes e vai conhecendo os mesmos à medida que entram no evento (podes perguntar os nomes, cidades em que residem). Aproveita também para contar a tua história e para falar sobre a tua experiência profissional
• Apresentação de conteúdos (30 a 50 minutos): apresenta os conteúdos que preparaste e entrega aos participantes os benefícios e soluções que divulgaste na comunicação do evento
• Perguntas e respostas (10 minutos): interage com os participantes e responde às dúvidas que forem colocadas. É este o ponto de partida para que desenvolvam admiração pelo teu negócio e para que se tornem clientes fidelizados. Incentiva a participação ativa, seja por diálogo direto ou por chat, através de comentários e perguntas. Foca-te em criar um diálogo amigável e evita que o webinar seja muito formal ou técnico
• Call To Action (15 minutos): apela aos participantes que executem uma determinada ação, como por exemplo fazer download de conteúdo adicional, aceder ao teu blog ou redes sociais ou adquirir um produto

Equipamento, local e software

Certifica-te que tens todos os equipamentos necessários para transmitires o webinar com qualidade e que escolhes um ambiente adequado:

• Computador com boa memória RAM e bom sinal de Wi-Fi
• Webcam ou câmera que grave a um mínimo de 1080P HD e 30 frames por segundo
• Microfone USB que seja compatível com o software que escolheres para a transmissão do webinar. O microfone deve também permitir que a tua sua voz seja ouvida com clareza
• Local calmo e com uma imagem profissional, que permita a transmissão do webinar sem ruídos de fundo e interrupções. Assegura-te que não existem distrações que te possam apanhar desprevenida ou interferir no foco dos participantes

A escolha do software para a transmissão do webinar é igualmente importante. Existem diferentes softwares com vários recursos, pelo que deves pesquisar e optar pelo que melhor se adeque ao tipo de webinar que pretendes desenvolver.

Sugestões de softwares que te oferecem bons recursos:

• YouTube
• Zoom
• GoToWebinar
• ClickMeeting
• WebinarJam
• LiveStorm
• Google Hangouts

“O melhor horário para realizar um webinar é às onze da manhã (…) de terça a quinta-feira”

Divulgação

Data e Horário

O ideal é que definas a data do webinar pelo menos três semanas antes e que definas o horário de acordo com o teu público e o software que escolheres. Segundo o relatório do On24, o melhor horário para realizar um webinar é às onze horas da manhã, período em que as pessoas estão mais ativas e dispostas a ouvir. Este mesmo relatório indica ainda que é de terça a quinta-feira que os webinars têm maior adesão.

Não alteres a data e o horário mesmo que tenhas poucas inscrições, pois isso irá prejudicar a angariação de leads. Lembra-te que muitas inscrições são efetuadas apenas no dia do webinar e que podes vir a ter mais participantes do que o previsto.

“O ideal é começares a divulgar o teu webinar com, pelo menos, vinte e um dias de antecedência.”

Ferramentas de divulgação

Tem sempre em mente que de nada vai adiantar preparares um webinar com uma excelente apresentação e conteúdos se ninguém souber que o mesmo será transmitido, pelo que a divulgação através das ferramentas mais eficientes é essencial para o sucesso do evento.

O ideal é começares a divulgar o teu webinar com, pelo menos, vinte e um dias de antecedência. O estudo da On24 afirma que quase um terço das inscrições se realiza entre uma a duas semanas antes do evento. No entanto as restantes inscrições irão surgir espaçadamente ao longo de todo o restante período, e cerca de 10% apenas no dia do evento. Isso significa que deves fazer uma comunicação consistente e contínua ao longo de todo este período.

Como podes divulgar o teu webinar:

• Cria uma landing page apelativa com todas as informações, sem esquecer os principais benefícios que o evento trará aos participantes. Com esta ação vais também conseguir obter os endereços de e-mail dos inscritos
• Divulga a landing page nas tuas redes sociais e incorpora botões de partilha, para que as pessoas possam partilhar facilmente o evento com amigos
• Cria banners e pop-up’s com call to action e publica conteúdos sobre o webinar no teu blog. Lembra-te que os banners e pop-up’s não devem prejudicar a experiência de utilizador, para que o efeito não seja o reverso
• Desenvolve uma campanha de e-mails com lembretes periódicos, conteúdo que desperte o interesse do público e call to action. Podes começar com um save the date, ires fazendo uma contagem decrescente e, no dia do evento, enviares um e-mail com o link de acesso. Lembra-te sempre que é importante respeitares a etapa do funil de vendas em que cada um dos leads está, para que possas enviar e-mails personalizados e relevantes
• Testa previamente o alcance orgânico do webinar no Facebook antes de criares anúncios pagos no Facebook Ads e no Instagram Ads, para avaliares se vale a pena investir nesta ferramenta. Caso avances, tira partido dos diferentes formatos de anúncios disponibilizados
• Faz parcerias estratégicas com marcas, influencers, outros oradores e figuras relevantes que possam também divulgar o webinar, o que vai gerar mais leads

Pós-webinar

Avalia os resultados

Após o webinar é fundamental avaliares se os objetivos que traçaste foram cumpridos. Não adianta teres informações valiosas se não souberes organizá-las e aproveitá-las a favor do teu negócio.

A taxa de comparência num webinar costumar situar-se entre os 25-30% e taxa de conversão em vendas costuma ser 5%.

Para conseguires medir o sucesso de um webinar deves definir objetivos concretos e definir KPI’s para medir esses objetivos.

KPI’s mais utlizados para medir o sucesso de um webinar:

• Número de inscrições
• Número de participantes
• Número de interações
• Pontuações dos participantes
• Número de leads qualificados (participantes que se tornaram clientes ou que voltaram a consumir os teus conteúdos)

Formas de continuares a gerar leads após o webinar

• Envia um e-mail de agradecimento e um questionário de satisfação (em que permites a atribuição de pontuação) para todos os participantes, pedindo feedback do webinar e sugestões de temas para os próximos eventos
• Responde a todas as perguntas pendentes que os participantes tenham colocado durante o evento
• Grava o webinar para que possas realizar outros eventos com o conteúdo que apresentaste e para que possas disponibilizar o link do vídeo, não só aos participantes, mas também a quem não conseguiu estar presente. Para tal, faz a edição do vídeo, remove falhas, cortes e inclui legendas e comentários
• Usa o conteúdo do webinar para criares outros formatos, por exemplo um e-book ou um Slideshare
• Utiliza informações, citações, gráficos ou outras informações relevantes para criares posts para as redes sociais e artigos para o teu blog
• Caso o webinar seja um curso, disponibiliza um certificado de participação com o dia, horário, duração e nome do curso

Vais fazer acontecer?

Com um webinar de sucesso, será muito mais fácil ofereceres conteúdo valioso, o que vai atrair atenção, gerar tráfego, criar autoridade, potenciar a interação e aumentar as vendas. Vender a frio pode ser um tiro no pé, vender através de um evento como um webinar é muitas vezes a solução para um lançamento de sucesso.